Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Titular: denominación social pendiente (Callsist)
• NIF: NIF pendiente
• Domicilio: domicilio pendiente
• Contacto: info@callsist.com

2. Los dos tratamientos, separados

2.1 Datos de cuenta — somos responsables

Son los datos de las personas que se registran y utilizan el panel: nombre, dirección de correo electrónico, organización, credenciales de acceso, datos de facturación y registros técnicos de uso del servicio.

2.2 Datos de cliente — somos encargados

Son los datos contenidos en el audio que nos envías a procesar y en los resultados que generamos: la voz, lo que se dice, los datos personales que aparezcan en la conversación y los metadatos que decidas adjuntar. Sobre estos datos tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado. Los tratamos únicamente siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio, nunca para fines propios.

Las condiciones de ese encargo se formalizan en un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679, disponible para firma electrónica. Puedes solicitarlo en info@callsist.com.

3. Finalidades y bases de licitud (datos de cuenta)

• Prestación del servicio y gestión de la relación contractual. Base: ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Facturación y cumplimiento de obligaciones fiscales y contables. Base: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
• Seguridad, prevención de abuso y detección de fraude. Base: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
• Comunicaciones operativas sobre incidencias, cambios del servicio, saldo y avisos de seguridad. Base: ejecución del contrato e interés legítimo.
• Comunicaciones comerciales, en su caso. Base: consentimiento, revocable en cualquier momento y sin efecto sobre el servicio contratado.

4. Localización del tratamiento

Todo el tratamiento se realiza dentro de la Unión Europea, en un único país de tratamiento. El audio, las transcripciones, los resultados de análisis, los índices de búsqueda y las copias de seguridad se procesan y almacenan íntegramente en territorio de la Unión. No realizamos transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo en el flujo de datos del servicio.

5. Conservación

5.1 Audio

Por defecto, el audio se elimina al completarse su procesamiento. Puedes configurar una conservación de 24 horas, 7 días o 30 días, para toda la organización o petición a petición mediante el campo retention. Transcurrido el plazo elegido, el borrado es automático.

5.2 Transcripciones y resultados

Se conservan mientras mantengas la cuenta activa o hasta que solicites su eliminación. El borrado de una transcripción es en cascada y alcanza sus fragmentos, sus representaciones vectoriales y los objetos de almacenamiento asociados. La eliminación de la cuenta arrastra la totalidad de los datos asociados.

5.3 Datos de cuenta y facturación

Los datos de cuenta se conservan mientras dure la relación y, después, bloqueados durante los plazos de prescripción legal. Los datos de facturación se conservan durante los plazos que exige la normativa mercantil y fiscal.

5.4 Registros técnicos

Los registros de acceso y de operación se conservan por un plazo limitado, necesario para la seguridad, la depuración de incidencias y la facturación.

6. Uso para entrenamiento de modelos

No utilizamos tu audio, tus transcripciones ni los resultados generados para entrenar o ajustar ningún modelo, ni propio ni de terceros. Tampoco los empleamos para construir conjuntos de evaluación ni para mejorar instrucciones. No existe una opción que activar o desactivar porque no existe el tratamiento contrario.

7. Destinatarios y subencargados

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que actúan como subencargados del tratamiento, todos ellos con tratamiento dentro de la Unión Europea y vinculados por contrato con obligaciones equivalentes a las nuestras. La relación nominativa de subencargados se entrega junto con el contrato de encargo y está a disposición de cualquier cliente que la solicite. Ver la página de subencargados del tratamiento.

Fuera de lo anterior, no cedemos datos personales a terceros salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

8. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo: cifrado en tránsito con TLS 1.3, cifrado en reposo del almacenamiento y de la base de datos, aislamiento de datos por organización con verificación automatizada, control de acceso por credenciales con alcance limitado y registro de operaciones. El detalle está en la página de seguridad y privacidad.

En caso de violación de la seguridad de los datos, notificaremos a la autoridad de control y, cuando proceda, a los afectados y a los clientes responsables, dentro de las 72 horas siguientes a tener constancia de ella.

9. Decisiones automatizadas y contenido generado por IA

El servicio genera resúmenes, clasificaciones y extracciones mediante sistemas automatizados. Estos resultados se marcan expresamente como generados por inteligencia artificial. No adoptamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas: el uso que se dé a los resultados corresponde al cliente, que es quien debe garantizar la supervisión humana cuando la normativa lo exija.

El análisis de sentimiento está limitado por diseño al interlocutor cliente y no se ofrece sobre el personal de atención. No realizamos reconocimiento de emociones a partir de la señal acústica.

10. Derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a info@callsist.com. También puedes exportar y eliminar tus datos directamente desde el panel y por API.

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Si tus datos aparecen en una grabación que un cliente nuestro nos ha enviado a procesar, dirígete a ese cliente: es él quien decide sobre esos datos. Si nos escribes a nosotros, te ayudaremos a identificar al responsable y trasladaremos la solicitud.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales u operativos. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico a los titulares de cuenta con antelación razonable. La fecha de la última revisión figura al principio de esta página.